Control de horas de trabajo: Cómo hacerlo legalmente

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El concepto de digitalización cada vez se está extendiendo a varios campos, como por ejemplo el de los recursos humanos. Un ejemplo de ello sería el del control de horarios de trabajo mediante diferentes tipos de aplicaciones. Una innovación dentro de la gestión de los recursos humanos que tiene implicaciones legales que se deben tener en cuenta.

Existen diversos tipos de aplicaciones para el control de horas de horas trabajadas. Hace ya varios años que se viene hablando de la implantación de sistemas biométricos en los puestos de trabajo como mecanismo de control de horas de trabajo.

Esta iniciativa nació en el sector público, con la intención de controlar el absentismo laboral por parte de los empleados públicos y, hasta ahora, ha sido incorporada con éxito en varios ayuntamientos y CCAA (entre otros, Benidorm y Navarra). En cierto modo, se podría decir que parece la consecuencia lógica y necesaria para la adaptación de las instituciones públicas a las nuevas tecnologías.

Pero, el Gobierno ha querido ir un paso más allá, impulsando el uso de herramientas para controlar horas de trabajo  también en el sector privado con el propósito de imponer su empleo de forma obligatoria de cara al 2019. En este caso, la pretensión es completamente distinta y es que, lo que se busca con esta actuación es frenar la proliferación de las horas extraordinarias no abonadas ni compensadas.

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Al igual que ocurrió en un primer momento en el sector público, este imperativo de controlar horas trabajadas en empresas privadas, no ha sido acogido exento de polémica. De un lado, estaría el asunto del tratamiento de los datos biométricos (RGPD) y de otro, las múltiples interpretaciones que se han hecho del Estatuto de Trabajadores en relación con esta cuestión. Esto, ha derivado en la necesidad de redactar una Propuesta de Ley para modificar la normativa al respecto, publicada el 23 de junio de 2017 en el Boletín Oficial de las Cortes Generales, con el fin de aclarar las posibles dudas y unificar la doctrina en esta materia.

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Control de horas de trabajo: ¿Qué cambios legislativos se producirían?

Entre los cambios previstos para el Estatuto de Trabajadores se encuentra la modificación del art. 34, para incluir:

  • La obligación de las empresas de crear un registro diario de la jornada de cada trabajador, con el horario concreto de entrada y de salida y verificando que no se supere el límite legal de horas extraordinarias (actualmente establecido en 80 horas por año).
  • Además, dado su valor probatorio, se introduce para el empresario la obligación de conservar dichos registros durante cuatro años, a efectos de ponerlos a disposición de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social si así lo requiriese.

También se considera preciso modificar la Ley de Infracciones y Sanciones en el Orden Social (TRLISOS). La falta de control de horas trabajadas no es una mera infracción formal o documental, sino que como medio para verificar la adecuación a la legalidad de la actuación de la empresa, su incumplimiento constituiría una infracción grave.

Control de horas trabajadas: Precauciones que se deben tomar en cuanto al tratamiento de datos biométricos

En relación con el uso de datos biométricos, es cierto que estos han sido elevados a la categoría de “datos especialmente sensibles” y como tal, su tratamiento requiere particular cautela, así como realizar una serie de actuaciones y medidas de seguridad por parte de la empresa para ajustar su comportamiento a los requerimientos de RGPD y LOPD. Entre ellas:

  • Dº información. Es necesario informar previamente a los empleados de modo expreso, preciso e inequívoco del tratamiento del dato.
  • Tratamiento adecuado, pertinente y no excesivo en relación con la finalidad para la que se hayan obtenido. Esto, con carácter general, supondría recabar el consentimiento explícito de los trabajadores, sin embargo, al existir previamente una relación laboral constituye una excepción a dicha obligación.
  • También es necesario realizar una Evaluación de Impacto sobre esa información y llevar a cabo el registro de actividades del tratamiento.

Medidas de seguridad sobre el control de horas de trabajo de manera biométrica

En lo referente a medidas de seguridad sobre el control de horas de trabajo mediante un sistema biométrico, los responsables del tratamiento deben garantizar la privacidad y protección de esos datos.

Entre las posibles medidas estarían:

  • Almacenamiento no centralizado.
  • Uso de plantillas biométricas. Si por ejemplo se trata de control de horas de trabajo mediante huella dactilar, lo que se hace es extraer características distintivas de la misma y crear un patrón con la que se hará coincidir posteriormente. Lo que se almacena no es el elemento biométrico sino esta plantilla digitalizada.
  • Cifrado de datos.
  • Supresión automática de los datos biométricos cuando se cumpla el fin por el que fueron recogidos.
  • Establecer un protocolo de control de acceso donde se registre qué persona ha accedido a esos datos, la fecha y hora en que se accedió y los datos a los cuales se han accedido.

Los sistemas de control de horas de trabajo y autenticación biométrica han sido avalados por los tribunales de justicia como adecuados para controlar el cumplimiento del horario de trabajo y, con la inminente necesidad de registro de las jornadas laborales.

Ahora que es posible controlar las horas trabajadas por diferentes medios, como por ejemplo usando datos biométricos de cada empleado para controlar la hora de entrada y salida del trabajador calcular la jornada laboral, es misión de los empresarios mantenerse al día en estos aspectos adoptando las medidas necesarias para ajustar su conducta a la cambiante normativa en esta materia y evitar así las posibles sanciones futuras.

Autora: Eva Rodríguez Cruz

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