Registro horario laboral: Cómo hacerlo legalmente

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El concepto de digitalización cada vez se está extendiendo a varios campos, como por ejemplo el de los recursos humanos. Un ejemplo de ello es el reciente cambio en la normativa con respecto al registro de horario laboral, que obliga a cientos de empresas a replantearse nuevas plataformas físicas y digitales para este fin. Esta innovación dentro de la gestión de los recursos humanos, en vigor desde el 12 de mayo de 2019, tiene implicaciones legales que deben ser tenidas en cuenta tanto por las empresas como por los trabajadores.

Existen diversos tipos de aplicaciones para el registro de horario laboral. Hace ya varios años que se viene hablando de la implantación de sistemas biométricos en los puestos de trabajo como mecanismo de control de horas de trabajo.

Esta iniciativa nació en el sector público, con la intención de controlar el absentismo laboral por parte de los empleados públicos y, hasta ahora, ha sido incorporada con éxito en varios ayuntamientos y CCAA (entre otros, Benidorm y Navarra). En cierto modo, se podría decir que parece la consecuencia lógica y necesaria para la adaptación de las instituciones públicas a las nuevas tecnologías.

Pero, el Gobierno ha querido ir un paso más allá, impulsando el uso de herramientas para controlar horas de trabajo  también en el sector privado con el propósito de imponer su empleo de forma obligatoria a partir de mayo de 2019 (como así ha sido). En este caso, la pretensión es completamente distinta y es que, lo que se busca con esta actuación es frenar la proliferación de las horas extraordinarias no abonadas ni compensadas, una medida para proteger al trabajador y reivindicar sus derechos.

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Al igual que ocurrió en un primer momento en el sector público, este imperativo de controlar horas trabajadas en empresas privadas, no ha sido acogido exento de polémica. De un lado, estaría el asunto del tratamiento de los datos biométricos (RGPD) y de otro, las múltiples interpretaciones que se han hecho del Estatuto de Trabajadores en relación con esta cuestión. Esto, ha derivado en la necesidad de redactar una Propuesta de Ley para modificar la normativa al respecto, publicada el 23 de junio de 2017 en el Boletín Oficial de las Cortes Generales, con el fin de aclarar las posibles dudas y unificar la doctrina en esta materia.

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Registro de horario laboral: ¿Qué cambios legislativos provoca el nuevo decreto?

Entre los cambios publicados en el Estatuto de Trabajadores se encuentra la modificación del art. 34, para incluir la obligatoriedad de registro de horario laboral de la siguiente forma:

  • La obligación de las empresas de crear un registro diario de la jornada de cada trabajador, con el horario concreto de entrada y de salida y verificando que no se supere el límite legal de horas extraordinarias (actualmente establecido en 80 horas por año).
  • Además, dado su valor probatorio, se introduce para el empresario la obligación de conservar dichos registros durante cuatro años, a efectos de ponerlos a disposición de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social si así lo requiriese.

También se considera preciso modificar la Ley de Infracciones y Sanciones en el Orden Social (TRLISOS). La falta de control de horas trabajadas no es una mera infracción formal o documental, sino que como medio para verificar la adecuación a la legalidad de la actuación de la empresa, su incumplimiento constituiría una infracción grave.

Cómo debe actuar la empresa

Un día después de la entrada en vigor de este decreto, el propio Ministerio publicó una Guía para el registro de horario laboral. En este documento, se detallan todos los casos y los procedimientos que debe adoptar la empresa, dependiendo de la particularidad de cada situación.

  • La obligación de registro de horario laboral se completará tanto de forma física como digital, con cualquier sistema apto para proporcionar información fiable, inmodificable y no manipulable.
  • Contempla que en el trabajo a distancia se realice el registro de forma telemática, aunque también puede realizarse en papel.
  • Si existen trabajadores que realizan su actividad fuera del centro de trabajo, el registro deberá tener en cuenta el tiempo de trabajo efectivo y los intervalos de puesta a disposición de la empresa.
  • El registro de horario laboral debe señalizar también los tiempos de pausa diarios, tanto obligatorios como voluntarios.
  • En el caso de personal directivo, que presumiblemente dedica una mayor cantidad de horas al aspecto laboral, también debe dejarlo contemplado a través del registro sin que esto los vincule a ningún perjuicio, puesto que se entiende que existe una retribución monetaria compensatoria.

Precauciones que se deben tomar en cuanto al tratamiento de datos biométricos

En relación con el uso de datos biométricos, es cierto que estos han sido elevados a la categoría de “datos especialmente sensibles” y como tal, su tratamiento requiere particular cautela, así como realizar una serie de actuaciones y medidas de seguridad por parte de la empresa para ajustar su comportamiento a los requerimientos de RGPD y LOPD. Entre ellas:

  • Dº información. Es necesario informar previamente a los empleados de modo expreso, preciso e inequívoco del tratamiento del dato.
  • Tratamiento adecuado, pertinente y no excesivo en relación con la finalidad para la que se hayan obtenido. Esto, con carácter general, supondría recabar el consentimiento explícito de los trabajadores, sin embargo, al existir previamente una relación laboral constituye una excepción a dicha obligación.
  • También es necesario realizar una Evaluación de Impacto sobre esa información y llevar a cabo el registro de actividades del tratamiento.

Medidas de seguridad sobre el registro de horario laboral de manera biométrica

En lo referente a medidas de seguridad sobre el registro de horario laboral mediante un sistema biométrico, los responsables del tratamiento deben garantizar la privacidad y protección de esos datos.

Entre las posibles medidas estarían:

  • Almacenamiento no centralizado.
  • Uso de plantillas biométricas. Si por ejemplo se trata de control de horas de trabajo mediante huella dactilar, lo que se hace es extraer características distintivas de la misma y crear un patrón con la que se hará coincidir posteriormente. Lo que se almacena no es el elemento biométrico sino esta plantilla digitalizada.
  • Cifrado de datos.
  • Supresión automática de los datos biométricos cuando se cumpla el fin por el que fueron recogidos.
  • Establecer un protocolo de control de acceso donde se registre qué persona ha accedido a esos datos, la fecha y hora en que se accedió y los datos a los cuales se han accedido.

Los sistemas de control de horas de trabajo y autenticación biométrica han sido avalados por los tribunales de justicia como adecuados para controlar el cumplimiento del horario de trabajo y, con la inminente necesidad de registro de las jornadas laborales.

Ahora que es posible controlar las horas trabajadas por diferentes medios, como por ejemplo usando datos biométricos de cada empleado para controlar la hora de entrada y salida del trabajador calcular la jornada laboral, es misión de los empresarios mantenerse al día en estos aspectos adoptando las medidas necesarias para ajustar su conducta a la cambiante normativa en esta materia y evitar así las posibles sanciones futuras.

Autora: Eva Rodríguez Cruz

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